الاستبيانات¶
تتيح وحدة الاستبيانات (Admin > Surveys) للمسؤولين إنشاء استبيانات صيانة البيانات التي تجمع معلومات منظَّمة من أصحاب المصلحة حول بطاقات محدّدة.
حالة الاستخدام¶
تساعد الاستبيانات في إبقاء بيانات هندسة المؤسسة محدَّثة عبر التواصل مع الأشخاص الأقرب إلى كل مكوّن. على سبيل المثال:
- اطلب من مالكي التطبيقات تأكيد الأهمية للأعمال وتواريخ دورة الحياة سنويًا
- اجمع تقييمات الملاءمة التقنية من الفرق التقنية
- اجمع تحديثات التكلفة من مالكي الميزانيات
دورة حياة الاستبيان¶
يمرّ كل استبيان بثلاث حالات:
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| Draft | قيد التصميم، غير مرئي للمجيبين بعد |
| Active | مفتوح للإجابات، يراه أصحاب المصلحة المعيّنون في قائمة المهام لديهم |
| Closed | لم يعد يقبل الإجابات |
إنشاء استبيان¶
- انتقل إلى Admin > Surveys
- انقر + New Survey
- يُفتح Survey Builder مع التهيئة التالية:
النوع المستهدف¶
اختر نوع البطاقة الذي ينطبق عليه الاستبيان (مثل تطبيق، مكوّن تقني). سيُرسَل الاستبيان لكل بطاقة من هذا النوع تطابق مرشّحاتك.
المرشّحات¶
يمكنك اختياريًا تضييق النطاق بتصفية البطاقات. تتوفّر أربعة أنواع من المرشّحات يمكن دمجها:
- Specific cards — اختر بطاقة واحدة أو أكثر مباشرة (مُصفّاة إلى النوع المستهدف المحدّد). استخدم هذا لاستهداف بطاقة واحدة أو مجموعة فرعية منتقاة يدويًا.
- Cards related to — يُضمِّن فقط البطاقات التي لها علاقة بأحد العناصر المدرجة (مثل جميع التطبيقات المرتبطة بمنظمة المبيعات).
- Tags وAttribute filters — مطابقة البطاقات حسب الوسم أو حسب شروط السمات (مثل تكلفة أكبر من 10 000، أو تقييم TIME مفقود).
- آخر تحديث — لا تُدرِج سوى البطاقات التي لم يغيّرها أحد منذ فترة: 30 يومًا أو 90 يومًا أو 6 أشهر أو سنة واحدة أو عددًا مخصصًا من الأيام أو الأشهر. يعرض المُنشئ تاريخ الحد الفاصل المقابل أثناء اختيارك. تُحتسب المدة اعتبارًا من وقت الإرسال لا وقت التصميم، لذا فإن مسودة تُركت جانبًا ستظل تجد البطاقات التي تقادمت حتى ذلك الحين. ويُقاس بتاريخ تعديل البطاقة — وهو نفسه المعروض في عمود السجل وفي سجل البطاقة.
الأسئلة¶
صمّم أسئلتك. يمكن أن يكون كل سؤال:
- Free text — إجابة مفتوحة
- Single select — اختيار خيار واحد من قائمة
- Multiple select — اختيار خيارات متعدّدة
- Number — إدخال رقمي
- Date — منتقي تاريخ
- Boolean — مفتاح نعم/لا
العلاقات¶
إلى جانب السمات، يمكن للاستبيان أيضًا أن يطلب من المجيبين إبقاء علاقات البطاقة محدّثة. في خطوة الحقول، يسرد قسم العلاقات كل علاقة يمكن أن يمتلكها نوع البطاقة المستهدف، في كلا الاتجاهين (على سبيل المثال، لتطبيق: يدعم → مكوّن تقني ومُستخدَم من ← مؤسسة). ويظهر نوع البطاقة الذي يدعم النسب هنا كأي علاقة أخرى، في كلا الاتجاهين وبأفعاله الخاصة: ففي التطبيق يجمع يخلف البطاقات التي حلّ محلّها، ويجمع يُخلَف بواسطة البطاقات التي تحلّ محلّه. أما الجهات التي أخفاها المسؤول في نوع البطاقة فلا تُعرض. لكل علاقة تختارها، اختر إجراءً:
- الحفاظ — يرى المجيب البطاقات المرتبطة حاليًا ويمكنه إضافة الروابط أو إزالتها باستخدام منتقي بحث.
- التأكيد — يكتفي المجيب بالإقرار بأن الروابط الحالية صحيحة، أو يوقف المفتاح لاقتراح تغييرات.
عند تطبيق إجابة من هذا النوع، يضيف Turbo EA الروابط الجديدة ويزيل تلك التي أزالها المجيب. يُسجَّل التغيير في سجل البطاقة تمامًا مثل أي تعديل يدوي على العلاقة.
الإجراءات التلقائية¶
هيّئ قواعد تُحدّث سمات البطاقة تلقائيًا بناءً على إجابات الاستبيان. على سبيل المثال، إذا اختار المجيب «حرج للمهمة» للأهمية للأعمال، فيمكن تحديث حقل businessCriticality للبطاقة تلقائيًا.
إرسال استبيان¶
بمجرد أن يصبح استبيانك في حالة Active:
- انقر Send لتوزيع الاستبيان
- تولّد كل بطاقة مستهدفة مهمة لأصحاب المصلحة المعيّنين
- يرى أصحاب المصلحة الاستبيان في تبويب My Surveys الخاص بهم في صفحة المهام
- يتلقّى كل صاحب مصلحة إشعارًا واحدًا — ورسالة بريد واحدة إن كانت مفعّلة — مهما بلغ عدد بطاقاته المشمولة بالاستبيان؛ وتسرد الرسالة تلك البطاقات، ويقود كل منها مباشرةً إلى نموذج الإجابة الخاص بها
البطاقة تحتاج إلى من يُسأل عنها
لا تُرسل الاستبيانات إلى بطاقة ما لم يشغل شخص واحد على الأقل أحد أدوار أصحاب المصلحة المستهدفة عليها. أما البطاقات المطابقة لعوامل التصفية دون وجود صاحب مصلحة كهذا فتُتخطّى، وتذكر خطوة المعاينة والإرسال عددها لتتمكن من تعيين مسؤولين.
يمكن أيضًا أن تُنشئ إضافة مثبّتة استبيانًا وترسله — مثل قاعدة مجدولة تطلب من مالكي كل بطاقة تستوفي شرطًا إكمالها. لا يُظهر استبيان كهذا مؤلفًا، وحقوله هي ما يحدده نوع البطاقة، ويتصرف كأي استبيان آخر: تغلقونه وتطبّقون إجاباته هنا. التراجع عن تشغيل الإضافة في الإدارة ← سجل التدقيق يغلق الاستبيان ويسحب الطلبات التي لم يُجب عنها أحد بعد.
عرض النتائج¶
انتقل إلى Admin > Surveys > [Survey Name] > Results لرؤية:
- حالة الإجابة لكل بطاقة (تمّت الإجابة، قيد الانتظار)
- الإجابات الفردية مع الردود لكل سؤال
- إجراء Apply لالتزام قواعد الإجراءات التلقائية على سمات البطاقة