Jira Todo Sync

Schluss mit zwei Aufgabenlisten. Jira Todo Sync spiegelt Turbo-EA-Todos in ein Jira-Cloud-Projekt Ihrer Wahl und hält beide Seiten abgeglichen: Ein in Turbo EA angelegtes Todo wird binnen Sekunden zu einem Jira-Vorgang, das Abschließen überführt den Vorgang in den Status «Erledigt», und Jira-Vorgänge, die auf einen Filter Ihrer Wahl passen, erscheinen als Todos. Titel, Fälligkeitsdaten und Zuständigkeiten werden in beide Richtungen abgeglichen.

Auf einen Blick

Lizenz	Kommerziell — eine signierte Berechtigung ist erforderlich
Mindestversion von Turbo EA	2.68.0
Berechtigung	ext.jira-todos.admin
Datenzugriffs-Grants	core.todos.read, core.todos.write, core.events.todo, core.users.read
Backend-Neustart nötig	ja — die Erweiterung enthält Backend-Code
Wo sie erscheint	Admin → Einstellungen → Integrationen → Jira Todo Sync · Vorgangsschlüssel-Kacheln auf der Todos-Seite und in den Todo-Tabs der Karten

Unterstützt wird ausschließlich Jira Cloud. Die Verbindung ist rein ausgehend — Turbo EA ruft die REST-API von Jira mit einer Konto-E-Mail und einem API-Token auf. Es gibt keinen OAuth-Callback, keine zu installierende Jira-App und keinen eingehenden Netzwerkzugriff; die Erweiterung funktioniert daher auch auf selbst gehosteten oder abgeschotteten Instanzen.

Einrichtung

1. Ein Atlassian-API-Token erstellen

1. Öffnen Sie https://id.atlassian.com/manage-profile/security/api-tokens und melden Sie sich mit dem Atlassian-Konto an, unter dem die Synchronisierung laufen soll. Verwenden Sie nach Möglichkeit ein eigenes Dienstkonto — Vorgänge werden unter diesem Konto angelegt und überführt. (Dieser direkte Link ist der verlässliche Weg; die Token-Seite ist über das Profilmenü nicht mehr offensichtlich erreichbar.)
2. Klicken Sie Create API token — die einfache Variante, nicht Create API token with scopes. Tokens mit Scopes werden nicht unterstützt.
3. Vergeben Sie einen Namen (etwa turbo-ea-sync) und wählen Sie eine Gültigkeitsdauer. Atlassian verlangt eine und begrenzt sie auf ein Jahr.
4. Kopieren Sie das Token sofort — es wird nur ein einziges Mal angezeigt.

Tokens laufen ab

Läuft das Token ab, bricht die Synchronisierung mit Authentifizierungsfehlern ab, bis ein neues eingetragen wird. Notieren Sie sich das Ablaufdatum gleich bei der Erstellung.

2. Turbo EA verbinden

Öffnen Sie Admin → Einstellungen → Integrationen und wählen Sie den Unterreiter Jira Todo Sync.

Unter Jira-Cloud-Verbindung tragen Sie ein:

Feld	Hinweise
Site-URL	Zum Beispiel https://ihre-site.atlassian.net
Konto-E-Mail	Das Atlassian-Konto, zu dem das Token gehört
API-Token	Verschlüsselt gespeichert. Später leer lassen, um das gespeicherte Token zu behalten

Klicken Sie Verbindung testen. Bei Erfolg wird Connected as … gemeldet.

3. Den Umfang festlegen

Unter Sync-Umfang:

• Jira-Projekt — aus der Liste wählen, die aus Jira geladen wird, sobald die Verbindungsdaten eingetragen sind. Übertragene Todos entstehen hier als Vorgänge des Typs Task.
• Pull-Filter (JQL) — Vorgänge, die auf dieses JQL passen, werden als Todos gespiegelt. Leer lassen für den Standard project = "<KEY>" AND statusCategory != Done.
• Abrufintervall (Sekunden) — wie oft Jira abgefragt wird. Standard 300, Minimum 60.

Unter Richtungen stehen drei Schalter:

Schalter	Standard	Wirkung
Todos nach Jira übertragen	an	In Turbo EA angelegte Todos werden zu Jira-Vorgängen; das Abschließen eines Todos überführt den Vorgang
Vorgänge aus Jira abrufen	an	Passende Jira-Vorgänge erscheinen als Todos; das Lösen eines Vorgangs schließt das Todo ab
Freigabe-Todos spiegeln (einseitig)	aus	Freigaben zu Risiken, Entscheidungen und Projekten werden zu Jira-Vorgängen mit Rückverweis — abgeschlossen werden müssen sie weiterhin in Turbo EA

Klicken Sie Konfiguration speichern. Jetzt synchronisieren startet sofort einen Durchlauf.

Die Zuordnung der Zuständigen muss nicht konfiguriert werden — Turbo EA ordnet Personen automatisch anhand der E-Mail-Adresse Jira-Konten zu.

Verhalten der Synchronisierung

Ereignis	Wirkung
Todo in Turbo EA angelegt	Binnen Sekunden entsteht ein Jira-Vorgang (Titel, Beschreibung mit Rückverweis, Fälligkeit, Zuständige)
Todo abgeschlossen oder bearbeitet	Der Vorgang wird auf «Erledigt» überführt bzw. seine Felder aktualisiert
Vorgang passt auf das JQL	Er wird als Todo gespiegelt
Vorgang in Jira gelöst	Das Todo wird beim nächsten Abruf abgeschlossen (wiederkehrende Todos rücken auf den nächsten Zyklus)
Vorgang in Jira wieder geöffnet	Das Todo wird wieder geöffnet
Beide Seiten bearbeitet	Die neuere Änderung gewinnt; bei Gleichstand gewinnt Jira
Todo in Turbo EA gelöscht	Der Vorgang wird nie gelöscht — ein Kommentar vermerkt die Entfernung
Vorgang in Jira gelöscht	Ein abgerufenes Todo wird entfernt; ein in Turbo EA erzeugtes Todo bleibt bestehen und wird im Protokoll markiert

Das Übertragen erfolgt nahezu in Echtzeit, das Abrufen im Intervall. In Turbo EA vorgenommene Änderungen erreichen Jira binnen Sekunden. Änderungen in Jira werden beim nächsten Abruf übernommen — standardmäßig innerhalb von fünf Minuten. Jeder Durchlauf gleicht zusätzlich beide Seiten ab, sodass ein Jira-Ausfall oder ein verlorenes Ereignis von selbst geheilt wird, statt Änderungen zu verlieren.

Abgeglichen werden vier Felder: Titel, Fälligkeitsdatum, Status (erledigt) und Zuständige. Der Titel entspricht der ersten Zeile des Todo-Texts; wird ein Vorgang in Jira umbenannt, ersetzt das genau diese erste Zeile und lässt weitere Detailzeilen unangetastet.

Die Vorgangsschlüssel-Kachel

Ein synchronisiertes Todo trägt seinen Jira-Vorgangsschlüssel (etwa PROJ-123) als kleinen Link — sowohl auf der Todos-Seite als auch im Todo-Tab einer Karte. Ein Klick öffnet den Vorgang in Jira. Die Kachel dient der Orientierung — abgeschlossen wird ein Todo immer in Turbo EA oder über die Synchronisierung.

Freigabe-Todos

Freigabeanforderungen — ein Risiko, eine Entscheidung oder ein Projekt, das auf jemandes Zustimmung wartet — sind Systemtodos und werden nie als gewöhnliche Todos übertragen. Ist Freigabe-Todos spiegeln eingeschaltet, entsteht ein einseitiger Jira-Vorgang, der direkt auf die Seite verweist, auf der die Freigabe tatsächlich stattfindet.

Eine Freigabe kann niemals aus Jira heraus erteilt werden. Schließt jemand den Spiegel-Vorgang, während die Pflicht noch offen ist, öffnet die Synchronisierung ihn mit einem Kommentar wieder, der nach Turbo EA zurückverweist. Ist die Freigabe in Turbo EA erledigt, wird der Spiegel beim nächsten Abruf auf «Erledigt» gesetzt.

Wird der Schalter ausgeschaltet, entstehen keine neuen Spiegel mehr; bestehende werden weiter gepflegt.

Überwachung

Die Zeile Status zeigt, wann zuletzt synchronisiert wurde, einen etwaigen Fehler und eine Zusammenfassung. Letzte Aktivität darunter listet die 50 jüngsten Aktionen mit Zeit, Richtung (Turbo EA → Jira, Jira → Turbo EA oder Sync), Vorgang und Detailmeldung. Warnungen und Fehler sind farblich hervorgehoben — hier zeigen sich nicht zuordenbare Zuständige oder abgelehnte Statusübergänge.

Berechtigungen

Berechtigung	Erlaubt
ext.jira-todos.admin	Die Synchronisierung konfigurieren und betreiben — Verbindung, Projekt, Filter, manueller Lauf, Protokoll

Der Unterreiter ist für alle ohne diese Berechtigung vollständig ausgeblendet. Endanwenderinnen und Endanwender brauchen keine zusätzliche Berechtigung: synchronisierte Todos erscheinen einfach in ihrer gewohnten Todo-Liste, mit der Vorgangsschlüssel-Kachel.

Wenn die Lizenz abläuft oder die Erweiterung deaktiviert wird

Der Synchronisierungs-Job und sein Ereignis-Handler pausieren sofort, und die Datenzugriffs-Grants werden entzogen. Es wird nichts gelöscht — Todos behalten ihre Kacheln, und die Einstellungen bleiben erhalten. Eine erneuerte Lizenz nimmt die Synchronisierung dort wieder auf, wo sie aufgehört hat.

Das API-Token wird auf Ihrer Instanz verschlüsselt gespeichert und ist vom Workspace-Transfer ausgenommen; es verlässt die Instanz also nie, auf der es eingetragen wurde.

Fehlersuche und Grenzen

• Nur Jira Cloud. Jira Data Center wird nicht unterstützt.
• Ein Projekt pro Instanz, und Vorgänge entstehen stets als Typ Task.
• Abruf statt Webhooks. Änderungen auf der Jira-Seite kommen beim nächsten Abruf an. Jira-Cloud-Webhooks würden eine OAuth-App und eine aus dem Internet erreichbare Instanz erfordern und trotzdem einen abgleichenden Abruf brauchen — daher arbeitet die Synchronisierung bewusst intervallbasiert.
• Zuordnung von Zuständigen und E-Mail-Datenschutz. Turbo EA ordnet Personen zunächst über die E-Mail-Adresse zu und weicht dann auf eine exakte Übereinstimmung des Anzeigenamens unter den zuweisbaren Projektmitgliedern aus. Wessen E-Mail in Jira verborgen ist und wessen Anzeigename sich zwischen beiden Systemen unterscheidet, lässt sich nicht zuordnen; diese Zuständigen bleiben unverändert, und das Protokoll nennt die E-Mail-Adresse, die nicht gefunden wurde. Ein nicht zuordenbarer Turbo-EA-Zuständiger hebt niemals stillschweigend die Zuweisung des Jira-Vorgangs auf.
• Das Leeren eines Fälligkeitsdatums in Jira wird nicht zurückgespiegelt. Leeren Sie es stattdessen in Turbo EA.
• Spiegel von Freigabe-Todos sind einseitig und hinken bis zu einem Abrufintervall hinterher, weil die Freigabeprozesse des Kerns keine Änderungsereignisse aussenden.
• Jetzt synchronisieren meldet A sync is already running, wenn bereits ein Lauf aktiv ist.
• Nach dem Wechsel des SECRET_KEY Ihrer Instanz lässt sich das gespeicherte Token nicht mehr entschlüsseln, und das Panel zeigt wieder Not configured yet — tragen Sie das Token erneut ein.